Довелось мне недавно придумать систему файлообмена между пользователями различных подразделений предприятия. Поскольку денег на сторониие продкуты никто не дал решено было реализовать это добро на виндовом сервере, который уже есть и ОС куплена. ПОднять это можно и на Линухе. Ниже приведены правила работы и описание работы. Думаю из них вам будет ясно как это всё реализовано. Система работает и работает успешно, никаких помоек файлов не собирается.

Инструкция по пользованию папкой “Общие документы”
Папка “Общие документы” предназначена для размещения там файлов общего пользования таких как (Статистика, шаблоны, образцы документов, справочная информация и т.п.)
Папка “Общие документы” разбита на категории. Каждому подразделению соответствует папка с именем этого подразделения. Доступ к папке подразделения a “Общих документах” имеет начальник подразделения и размещать файлы там может только он. Все остальные пользователи могут открывать и просматривать файлы, но изменять или удалять их не могут.

Пример:
Папка \\fileserver\Общие документы\Отделы\ИТСО. Полный доступ к этой папке имеет начальник отдела ИТСО. Документы там размещает и редактирует он. Все другие пользователи могут просматривать файлы размещенные там, но изменить или удалить не могут.
Размер папки для каждого пользователя ограничен 500 Мегабайтами места на диске. Поэтому храните там только необходимые документы, к которым постоянно обращаются сотрудники фирмы. По мере необходимости обновляйте и дополняйте файлы в вашей папке, а лишние и устаревшие файлы обновляйте или удаляйте.
Не храните свои личные документы в папке “Общие документы”, она предназначена для размещения там файлов общего пользования (Статистики, шаблонов, образцов документов, справочной информации и т.п.)

Инструкция по пользованию папкой “Файловая почта”
Папка “Файловая почта” предназначена для обмена файлами между сотрудниками фирмы. Папка “Файловая почта” разбита на категории. Каждому подразделению соответствует папка с именем этого подразделения. В папке каждого подразделения есть папки с фамилиями сотрудников, работающих в этом подразделении. Каждая папка сотрудника — это его файловый почтовый ящик. Редактировать и изменять файлы в нём может только хозяин папки. Все остальные пользователи могут скопировать ему в эту папку файл.
Пример:
Папка \\fileserver\Файловая почта\ИТСО\Петросян. Полный доступ к ней имеет только пользователь Петросян. Вы и любой другой пользователь, можете отправить ему в папку необходимый файл. ВНИМАНИЕ! После отправки файла, вы не сможете его открыть, изменить, или удалить. Поэтому формируйте файл у себя на компьютере и копируйте в папку уже в готовом состоянии.
Если к вам в папку кто-то скопировал файл, не оставляйте его в папке а сразу копируйте себе на компьютер. “Файловая почта” чистится по понедельникам.